Un service d’avance !
Un service d’avance !
La mise en place d'un standard téléphonique externalisé est devenue une pratique courante pour de nombreuses entreprises situées partout dans le monde. En effet, les entreprises vont choisir d’externaliser leur accueil téléphonique pour de nombreuses raisons : avantages financiers, questions d’organisation ou de ressources humaines mais aussi pour améliorer leur qualité de service après-vente ou faciliter la prise de rendez-vous.
Opter pour un standard téléphonique externalisé est une solution judicieuse pour de nombreux professionnels, tels que les professions libérales (avocats, comptables, architectes...) ou les PME, quelque soit leur secteur d'activité. Cette pratique permet de bénéficier d'un accueil téléphonique de qualité, sans les coûts liés à l'embauche et à la formation d'un employé dédié. De plus, elle offre une grande flexibilité, avec des services sur mesure et une Accueil téléphonique garantie pour la gestion des appels entrants. Enfin, elle permet aux collaborateurs de se concentrer sur leur métier tout en assurant une réponse rapide. Dans cet article, nous vous expliquons plus en détails les raisons de décider d'opter pour un standard téléphonique externalisé, comment le mettre en place et comment choisir un service d'accueil téléphonique externe sur-mesure adapté à vos besoins et à vos contraintes financières.
Un standard téléphonique externalisé est un service externalisé par une entreprise pour la gestion des appels entrants et sortants. Ces standards sont généralement équipés de systèmes de téléphonies avancés et de logiciels de gestion. Ces outils vont permettre aux équipes de répondre aux appels en réduisant le temps d'attente, de fournir des informations précises à leurs interlocuteur et de résoudre les problèmes qui peuvent survenir.
L’externalisation du standard téléphonique va permettre aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d’un service client de haute qualité car sa tâche sera AUSSI de représenter l'entreprise. Les standards téléphoniques vont jouer un rôle essentiel dans la prestation de services à la clientèle et la communication avec les différents prestataires et clients.
La mise en place d’un accueil téléphonique externe permet de bénéficier de nombreux avantages comme l’amélioration de la relation client et la réduction des coûts ainsi que l'acquisition de nouvelles compétences.
Externaliser les services du centre d’appels peut entraîner des économies importantes pour les entreprises. Les entreprises pourront réduire les coûts liés à l’infrastructure, à la formation du personnel, mais aussi du recrutement. Les économies réalisées par l’entreprise pourront être réinvesties dans d’autres domaines et ainsi favoriser la croissance et le développement.
L’externalisation des services d'accueil téléphonique permet également aux entreprises de profiter de compétences spécialisées. En effet, les fournisseurs de ce type de service ont souvent une expertise dans la gestion des appels et sont équipés des dernières technologies de standard téléphonique. Par conséquent, les entreprises pourront bénéficier de meilleures pratiques et de solutions innovantes pour améliorer le service client.
Il est aussi possible d'avoir besoin de compétence linguistiques nouvelles rapidement. Ainsi, vous pourriez faire appel à un standard externe proposant un service téléphonique bilingue anglais, espagnol ou toutes autres langues nécessaires.
Lorsqu’une entreprise envisage d’externaliser son accueil téléphonique, il est essentiel d’identifier le moment idéal pour comprendre les besoins spécifiques et ouvrir le service dans les meilleures conditions possibles.
Tout d’abord, la croissance de l’entreprise peut être un critère pour savoir quand le moment est venu pour externaliser son accueil téléphonique. Si l’entreprise connaît une croissance rapide, la demande en service clientèle ou prise de rendez-vous peut augmenter et donc les services d’un standard externalisé peuvent se révéler nécessaires.
La saisonnalité des activités est aussi un facteur clé. Une entreprise peut être sujette à des fluctuations saisonnières importantes pour trouver dans l’externalisation une solution pour faire face au grand volume de demandes tout en gardant une qualité de service.
Enfin, les besoins de support technique ou clientèle peuvent également orienter la décision d’externalisation. Si une entreprise est confrontée à des demandes complexes qui peuvent dépasser les compétences en interne, une analyse approfondie de ces facteurs permettra à l’entreprise de prendre une décision éclairée quant à l’externalisation de la prise en charge des appels.
La gestion de la relation avec un prestataire spécialisé dans l'appel téléphonique qui va être externalisé va être cruciale pour assurer le succès de la société. Cependant, il est conseillé de suivre quelques conseils pour une gestion efficace.
Il est nécessaire de procéder à la formation du personnel du centre d’appel. En fournissant les informations et les ressources nécessaires, le centre d’appel connaîtra parfaitement l’entreprise et pourra répondre à toutes les questions des clients. Il est également conseillé d’organiser régulièrement des réunions pour discuter des performances et des problèmes éventuels.
Il sera judicieux d’établir des mesures de performances claires pour suivre les résultats au fil du temps. Ces mesures permettront d’évaluer la performance du centre d’appel externalisé et d’identifier les points qui peuvent être améliorés.
Il est nécessaire d’établir des objectifs clairs et de fournir des directives détaillées. Pour cela, la communication entre l’entreprise et le centre d’appel doit être claire et transparente. Il est conseillé de prévoir régulièrement des réunions pour discuter des performances des problèmes éventuels dans l’entreprise.
Pour choisir un standard téléphonique externe, plusieurs critères sont à prendre en compte.
Tout d'abord, le choix du prestataire est essentiel. Sa réputation, son expérience sur le marché et les avis des utilisateurs sont des indicateurs à ne pas négliger.
Ensuite, il est important de définir les besoins spécifiques de votre entreprise en termes d'accueil téléphonique.
Enfin, il ne faut pas négliger l'aspect financier. Le coût du service est un facteur déterminant dans le choix d'un standard téléphonique externe. Les tarifs proposés vous aideront aussi à faire votre choix.
En conclusion, l’externalisation d’un secrétariat téléphonique va offrir de nombreux avantages aux entreprises, notamment une amélioration du service client, des économies sur les coûts mais aussi une augmentation des compétences. C'est ce que propose notre entreprise ALLO PHONE Communication pour ses clients.
Contactez-nous par e-mail ou par téléphone pour découvrir les formules possibles et des tarifs pratiqués.