La mise en place d’un secrétariat externalisé ?

Dans un monde commercial de plus en plus compétitif, les entreprises cherchent continuellement des moyens pour minimiser les coûts. C’est là que va intervenir le secrétariat externalisé. Mais qu’est-ce que c’est ? Un secrétariat externalisé est un service extérieur qui va pouvoir offrir une gamme de tâches administratives comme par exemple la gestion des appels, la prise de rendez-vous, le traitement des documents ou encore la gestion du courrier.

Qu’est-ce qu’un secrétariat externalisé ?

Un secrétariat externalisé est une solution qui va permettre à une entreprise de recourir à un professionnel ou encore une entreprise externe pour gérer ses tâches administratives. Cette solution offre aux entreprises la flexibilité de gérer leur charge de travail sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire.

Le secrétariat externalisé est une option qui pourra être adaptée en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Il peut s’agir de gérer des appels aux clients, des appels aux fournisseurs, d’organiser des rendez-vous ou encore de gérer des documents administratifs.

Grâce à un secrétariat externalisé, une entreprise pourra avoir accès à une équipe de professionnels qualifiés et expérimentés sans avoir à se soucier de l’embauche, de la formation ou encore de la gestion du personnel. C’est une solution qui permet à l’entreprise de se concentrer sur d’autres problématiques.

Pourquoi faire appel à un secrétariat externalisé ?

L’externalisation des tâches administratives peut aider les entreprises à gagner du temps en déléguant des tâches à d’autres professionnels expérimentés. De plus, le secrétariat va pouvoir aider l’entreprise à réduire ses coûts. En effet, en externalisant les tâches, les entreprises n’auront pas besoin d’embaucher du personnel supplémentaire pour gérer les tâches administratives comme par exemple une secrétaire. Les coûts associés à l’embauche, à la formation et au maintien du personnel seront ainsi réduits.

Cependant, il est important de gérer la relation entre le prestataire de service et l’entreprise. La communication doit être claire et régulière pour s’assurer que les services fournis par le secrétariat externalisé soient efficaces et conformes aux attentes.

Il est également nécessaire de protéger les informations sensibles grâce à des mesures de sécurité appropriées. Aucune information personnelle ne doit transiter en dehors de l’entreprise. C’est pour cela qu’en externalisant un secrétariat, plusieurs mesures de sécurité doivent être prises pour garantir la confidentialité des données sensibles comme, par exemple, l’utilisation de protocoles de sécurité informatique, l’accès restreint aux informations sensibles et la création de politiques strictes de confidentialité et de non-divulgation pour tous les employés.

Les étapes de la mise en place d’un secrétariat externalisé

La mise en place d’un secrétariat externalisé est un processus simple qui nécessite quelques étapes :

• Identifier les besoins de l’entreprise : quelles sont les tâches administratives à externaliser ? Quel est le budget pour ces services ?
• Sélectionner un prestataire de services : prendre en compte des facteurs comme la réputation, l’expérience ou encore la qualité de leurs services.
• Mettre en place un contrat avec le prestataire de services : le contrat devra détailler les services du fournisseur, les tarifs ou encore les conditions pertinentes.

Quels sont les avantages d’un secrétariat externalisé ? 

Externaliser un secrétariat va offrir une multitude d’avantages pour une entreprise.

Le premier avantage d’un secrétariat externalisé est d’économiser du temps et de l’argent au quotidien. Déléguer des tâches permet de se concentrer sur des aspects plus importants dans une entreprise.

L’externalisation d’un secrétariat peut également donner accès à une expertise que vous n’avez pas en interne dans l’entreprise. Les prestataires d’un tel secrétariat peuvent fournir des services de haute qualité et répondre à des besoins spécifiques.

Enfin, un secrétariat externalisé peut offrir une plus grande flexibilité au quotidien. En effet, les services du secrétariat pourront être adaptés en fonction de vos besoins spécifiques.

Quel est le coût d’un secrétariat externalisé ?

Le coût pour un secrétariat externalisé peut varier en fonction de multiples facteurs comme :

• Le volume de travail demandé
• Le niveau de compétence requis par l’entreprise
• La réputation du prestataire de services choisie

Les coûts pour l’établissement d’un secrétariat externalisés vont être basés sur un taux horaire ou sur un tarif forfaitaire. Les coûts demandés vont inclure différentes dépenses comme les frais de service, les frais d’installation du secrétariat externalisé et les autres frais associés.

Un secrétariat externalisé possède un certain coût au départ, mais il ne faut pas oublier qu’il permet à l’entreprise d’effectuer des économies sur le long terme. En externalisant les tâches administratives, l’entreprise peut économiser les coûts de recrutement, les coûts de formation et les coûts de gestion du personnel.

En conclusion, l’externalisation d’un secrétariat au sein d’une entreprise peut être un catalyseur essentiel pour la croissance et l’efficacité opérationnelle. En choisissant le bon prestataire et les bons services, cela peut réduire fortement les coûts à long terme.

ALLO PHONE Communication vous propose de gagner en efficacité dans votre organisation (TPE, PME ou même artisans) en faisant appel à un ou plusieurs de nos services :

• Relève de standard
• Accueil téléphonique
• Gestion des appels pour SAV

Notre objectif est d’assurer une réponse fiable, pérenne et efficace aux problématiques d’appels entrants que rencontrent les TPE et PME, avec un haut degré de personnalisation mais sans intervenir dans leurs métiers.

Contactez-nous pour tout renseignement, sans engagement, sur l’application à votre entreprise d’un accueil téléphonique de qualité.