Un service d’avance !
Un service d’avance !
La prestation d'accueil téléphonique externalisée bilingue consiste à assurer la prise en charge des appels entrants au nom et pour le compte de votre organisation, qu'elle soit entreprise ou association.
Cette prestation a pour vocation TROIS objectifs principaux:
1 - Présence permanente aux horaires habituels du monde de l'entreprise, soit de 8h30 à 19h du Lundi au Vendredi
2 - Valorisation de l'image par un accueil de qualité
3 - Restitution en temps réel par E-Mail ce qui permet un suivi ainsi qu'une réactivité sans failles
Aucun appel perdu, accueil agréable et productivité sont les maîtres-mots de ce service.
Très répandu voire généralisé auprès des professions médicales, nous n'intervenons cependant pas pour ces métiers
La prestation de Relève de standard externalisée consiste à prendre en charge les appels entrants pour le compte de votre organisation, mais avec en plus leur filtrage en temps réel vers le collaborateur ou service demandé.
Ce service, externalisé et totalement transparent, intervient en complément ou en remplacement de l'organisation existante (standard, accueil physique, ...).
Cette prestation a pour vocation CINQ objectifs principaux:
1 - Valorisation de l'image par un accueil de qualité
2 - Mise en contact en temps réel avec le collaborateur là où il se trouve (déplacement, télétravail), ou avec le service concerné
3 - Prise en compte des instructions propres à chaque collaborateur (congés, remplacement, interlocuteur secondaire par exemple)
4 - Restitution en temps réel par E-Mail ce qui permet un suivi ainsi qu'une réactivité sans failles
5 - Réduire les coûts dans d'importantes proportions comparativement à un (ou plusieurs) collaborateur(s) en interne
Accueil agréable, contact immédiat, gestion des instructions et maîtrise des coûts sont les maîtres-mots de ce service.
Il est particulièrement adapté aux entreprises ou industries comptant de 5 à 300 collaborateurs ainsi qu'aux entreprises comptant de multiples sites sur l'ensemble du territoire, puisqu'il est facile y compris pour chaque entité d'assurer une personnalisation secondaire.
Clairement NON.
Nos secrétaires sauront faire la différence entre l'appel d'un prospect ou une urgence quelconque (chantier, incident...), et un appel moins important, et n'hésiteront pas à vous proposer de le prendre en charge immédiatement si vous êtes disponible. Ceci tout en respectant vos instructions (qui peuvent aller du filtrage systématique jusqu'au zéro filtrage strict ou presque).
L'accueil téléphonique que nous proposons est SYSTEMATIQUEMENT personnalisé, c'est-à-dire que l'annonce au décroché se fait au nom que vous souhaiterez de votre organisation.
Précisons utilement à cette occasion qu'avant même ce décroché, la secrétaire sait que l'appel VOUS est destiné.
Dans le cas d'entités multi-sites, il sera possible aisément d'y ajouter une personnalisation secondaire liée comme la ville ou la région.
Par défaut, nous sommes très restrictifs en termes de confidentialité, c'est-à-dire que les informations personnelles des collaborateurs ne sont JAMAIS transmises, sauf instruction contraire bien entendu. Par ailleurs, nous ne transmettons ni ne vendons à quelque entité que ce soit des données issues des appels traités.
Ceci enfreindrait directement nos conditions générales de vente qui prévoient une confidentialité totale de notre côté, au moins équivalente au secret médical pour les professions de ce type.
Le portable est très pratique et souple d'utilisation, mais ceci vaut sur le plan individuel et c'est ce qui fait tout son intérêt.
Une entreprise quelle qu'elle soit, si elle prétend à un minimum de professionnalisme, ne peut PAS se passer de ligne fixe. En effet, elle doit offrir une présence téléphonique constante sur les créneaux de jours et heures du monde économique "normal", soit du Lundi au Vendredi et tous les jours de l'année excepté bien entendu les jours fériés.
Et la qualité de l'accueil qui est assuré sur cette ligne fixe est fondamental sur les points suivants:
- Caractère agréable ou non de l'interlocuteur ALLO PHONE qui VOUS représente
- Connaissance des éléments de base de l'entreprise et ses collaborateurs
- Adaptation aux cas particuliers qui peuvent se présenter (urgence, chantier en cours, prospect, etc...)
- Le cas échéant, aspects pratiques liés à la géographie du lieu, les accès, livraisons, etc...
- Restitution de l'information en temps réel vers l'entreprise, collaborateur et/ou service
Les secrétaires-assistant(e)s qui gèrent les appels pour votre compte sont TOUTES basées en France, dans les Yvelines, à Versailles.
La question nous est fréquemment posée, mais il ne nous est pas possible d'imaginer faire appel à des équipes off-shore par exemple, ou même dans d'autres pays d'Europe.
Ceci si l'on veut disposer d'un minimum de connaissance des particularités nationales, qui sont nombreuses et auxquelles nos clients tiennent naturellement.
Par contre, sur le territoire, il faudra être capable d'assurer un même niveau de qualité, que ce soit pour une entreprise basque, un siège social du Nord de la France ou une industrie implantée dans les Bouches du Rhône.
Ceci ne doit pas non plus être vu comme une critique des centres d'appels de type Hotline, dont la vocation est spécifique et qui s'adressent plus à un produit qu'à une entreprise.
La notion de centre d'appels, que nous préférons à celle de call center, s'applique à l'activité pratiquée par nos services.
Cependant, un centre d'appels regroupe TOUTES les activités qui pratiquent la réception et/ou l'émission d'appels quel que soit leur domaine d'application.
Ce n'est pas notre cas: nous assurons exclusivement l'accueil téléphonique des entreprises ou organismes structurés de même type, à l'exclusion des professions médicales par exemple pour lesquelles les méthodes, procédures et public diffèrent trop largement du monde de l'entreprise.
Le filtrage des appels constitue le fait de "passer" un appel à un service ou collaborateur là où il se trouve. Ce filtrage peut être positif, si l'appel est pris en charge par ce même collaborateur ou service, ou négatif s'il ne l'est pas du fait de l'occupation, de l'absence ou plus généralement de l'indisponibilité du destinataire.
Dans tous les cas, un compte-rendu est restitué par E-Mail en temps réel, c'est-à-dire dans les secondes ou minutes qui suivent. Ceci est très pratique et apprécié car cette même restitution par écrit permet d'en assurer le suivi plus facilement: pas de notes à prendre, rappel facilité du correspondant, archivage de premier niveau pour référence ultérieure par exemple.