Un service d’avance !
Un service d’avance !
La prestation d’accueil téléphonique externalisé, souvent appelée Permanence téléphonique, consiste à confier la gestion de vos appels entrants à une équipe dédiée, externalisée, qui répond au nom et pour le compte de votre organisation.
Cette prestation a pour vocation TROIS objectifs principaux:
1. Assurer une présence téléphonique continue
Sur les horaires standards du monde de l’entreprise, du Lundi au Vendredi.
2. Valoriser votre image de marque
Grâce à un accueil professionnel, chaleureux et personnalisé de chaque appel.
3. Garantir une transmission immédiate de l’information
De telle manière que l’entreprise ou ses collaborateurs y aient accès immédiatement ou en léger différé.
Résultat : aucun appel perdu, une meilleure disponibilité pour vos clients, et plus généralement tous les interlocuteurs de l’entreprise, et une organisation interne plus productive.
A noter : cette prestation est très répandue auprès des professions médicales, médecins notamment (Doctolib, …)
La prestation de relève de standard consiste à gérer les appels entrants de votre organisation et en les filtrant en temps réel vers le collaborateur ou service concerné, selon des consignes préétablies.
Ce service consiste à assurer la fonction de standard traditionnel, mais avec des fonctionnalités beaucoup plus étendues.
Ce service peut intervenir en complément d’une organisation existante ou en remplacement total/partiel du standard interne, dont c’est la vocation initiale.
Cette prestation répond à cinq objectifs principaux :
1. Orienter immédiatement les appels vers le bon interlocuteur
Que vos équipes soient au bureau, en déplacement ou en télétravail.
2. Valoriser votre image
Avec un accueil téléphonique professionnel et qualitatif.
3. Appliquer vos consignes de gestion d’appels
Congés, absences, remplacements, interlocuteurs secondaires, priorités, etc.
4. Assurer une restitution en temps réel
Par E-Mail pour un suivi optimal.
5. Réduire vos coûts de structure
En comparaison avec la gestion internalisée d’un standard ou d’un accueil téléphonique.
Ce service est particulièrement adapté aux entreprises de 5 à 300 collaborateurs, ainsi qu’aux structures multi-sites nécessitant une gestion centralisée et personnalisée de leurs appels.
Dans le cadre d’un service d’accueil téléphonique les secrétaires prennent en charge les appels, recueillent les informations nécessaires et transmettent les messages à l’entreprise sans présenter automatiquement les appels.
Toutefois, ce fonctionnement n’exclut pas la possibilité de contacter l’entreprise lorsque la situation le nécessite.
Les secrétaires sont en mesure d’identifier la nature des appels et de distinguer notamment :
Selon les consignes définies par l’entreprise, elles peuvent alors :
Le service reste donc entièrement modulable selon votre fonctionnement interne.
Un accueil téléphonique personnalisé signifie que les appels sont pris en charge au nom de votre entreprise, selon les modalités que vous avez définies.
Concrètement, la formule de décroché utilisée par la secrétaire reprend le nom de votre organisation ou toute autre formulation souhaitée.
Avant même la prise d’appel, la secrétaire sait quelle entreprise est concernée et applique les consignes associées à votre dossier.
Dans le cas d’organisations multi-sites ou multi-entités, une personnalisation complémentaire peut être mise en place afin d’intégrer des éléments tels que :
Le service s’intègre ainsi dans le fonctionnement de l’entreprise selon les modalités définies lors de sa mise en place.
Les consignes de traitement des appels sont configurées à deux niveaux afin de garantir une gestion parfaitement adaptée à votre organisation :
1. Au niveau global de l’entreprise
Règles générales applicables à l’ensemble des appels entrants.
2. Au niveau des collaborateurs ou services
Consignes spécifiques par interlocuteur, équipe ou service, notamment dans le cadre de la relève de standard.
Cela peut inclure par exemple :
Vos instructions peuvent être modifiées à tout moment :
La confidentialité fait partie des engagements fondamentaux d’ALLO PHONE Communication.
Par défaut, nous appliquons une politique de confidentialité particulièrement stricte :
Nos engagements en la matière sont formalisés dans nos Conditions Générales de Vente et répondent à des standards de confidentialité particulièrement élevés. La discrétion et la protection des informations de nos clients sont au cœur de notre métier. Nous ne pouvons pas nous permettre de transiger sur ces aspects.
Par ailleurs et concrètement pour la partie matérielle, nos serveurs sont hébergés en interne, et non dans un cloud, et n’ont pas de connexion vers l’extérieur, à l’exception des envois de mails. A ce sujet, le serveur de messagerie est hébergé chez un fournisseur Suisse réputé pour la sécurité de ses données.
Le téléphone portable est un outil indispensable au quotidien pour la mobilité de vos collaborateurs. En revanche, il ne peut pas, à lui seul, remplacer une organisation téléphonique professionnelle structurée. Pour une entreprise soucieuse de son image et de sa disponibilité, disposer d’un accueil téléphonique fiable sur un numéro fixe reste essentiel.
Au-delà de la simple joignabilité, la qualité de l’accueil téléphonique est déterminante pour votre image et votre efficacité opérationnelle.
Un accueil professionnel permet notamment de garantir :
L’ensemble des secrétaires en charge de vos appels sont basées en France, dans les Yvelines.
La question nous est fréquemment posée, mais il ne nous est pas envisageable de faire appel à des équipes off-shore, ni même basées dans d’autres pays d’Europe, compte-tenu des services que nous proposons, qui nécessitent une bonne connaissance géographique et orthographique de la France. Ce qui ne nous empêche pas de traiter par ailleurs les appels en anglais.
Ce positionnement nous permet de garantir :
La notion de centre d'appels, que nous préférons à celle de call center, s'applique à l'activité pratiquée par nos services.
Cependant, un centre d'appels regroupe TOUTES les activités qui pratiquent la réception et/ou l'émission d'appels quel que soit leur domaine d'application.
Ce n'est pas notre cas: nous assurons exclusivement l'accueil téléphonique des entreprises ou organismes structurés de même type, à l'exclusion des professions médicales par exemple pour lesquelles les méthodes, procédures et public diffèrent trop largement du monde de l'entreprise.
Le filtrage des appels correspond au fait de "passer" ou non les appels à un service ou collaborateur là où il se trouve.
Deux modes de fonctionnement principaux existent :
Ce fonctionnement vous permet d’adapter la gestion de vos appels à votre organisation et au niveau de disponibilité souhaité pour vos équipes.
Choisir le bon prestataire d’accueil téléphonique repose sur plusieurs critères essentiels.
Le choix d’un prestataire ne doit pas uniquement reposer sur le tarif proposé, mais sur sa capacité à devenir une véritable extension, sans prétention toutefois, de votre entreprise.
Oui, c'est même recommandé. Vous pouvez définir le "script" d'accueil : la phrase de prédécroché, les premières informations à donner aux appelants, et les critères pour filtrer les urgences sont communiqués à nos télésecrétaires.
L'objectif est que l'appelant ne perçoive pas qu'il s'agit d'un service externe.
Oui, nous proposons un service externalisé 24/7. Il s’agit d’un service distinct qui s’adapte au cahier des charges du client et répond efficacement aux problématiques d’astreintes ou de sécurité notamment. Sa réalisation dépend d’un cahier des charges établi avec le client pour le service et les adaptations recherchés.
Selon votre situation et vos besoins, les tarifs d’une prestation d’accueil téléphonique peuvent varier. Pour obtenir un devis personnalisé pour votre entreprise, vous pouvez nous contacter par téléphone au 01 30 84 99 99 ou via notre formulaire de contact : https://allophone.fr/contact/.