Un service d’avance !
Un service d’avance !
Le télésecrétariat permet aux entreprises d’externaliser la gestion de leurs appels téléphoniques entrants. C’est une solution flexible, économique et professionnelle qui améliore l’accueil client tout en libérant du temps aux équipes internes.
Adopté par de nombreuses entreprises en France, le télésecrétariat représente une véritable opportunité de développement, notamment pour les structures ne disposant pas d’un accueil dédié ou dont l’activité rend difficile la gestion des appels en temps réel (avocats, notaires, consultants, artisans, paysagistes, etc.).
Le télésecrétariat ou secrétariat externalisé représente un service professionnel permettant aux entreprises d'externaliser leur accueil téléphonique ainsi que, parfois, certaines de leurs tâches administratives. Des secrétaires qualifiées travaillent à distance pour gérer les appels reçus.
Le télésecrétariat fonctionne grâce à des outils numériques performants : logiciels de gestion d'agenda partagé, systèmes de téléphonie professionnelle et plateformes collaboratives sécurisées.
Particulièrement prisé par les professions libérales, il peut être utile pour de nombreuses entreprises. Opter pour un secrétariat externalisé offre en effet différents avantages.
En mettant en place un système de télésecrétariat, les entreprises ou professions libérales peuvent profiter de nombreux avantages : flexibilité, réactivité, disponibilité, réduction des coûts et une meilleure productivité font partie des bénéfices tirés de la mise en place d'un secrétariat téléphonique externalisé.
Faire appel à un service de télésecrétariat vous permet d’ajuster les ressources selon vos besoins. En période de forte activité (hausse saisonnière, campagnes promotionnelles, congés des collaborateurs…), vous pouvez augmenter temporairement le nombre d’agents mobilisés ou étendre les horaires de réception des appels. À l’inverse, lors de périodes plus calmes, le service peut être réduit sans contrainte, ce qui optimise votre budget. Ces ajustements sont facilités par une analyse régulière du volume d’appels reçus.
La gestion instantanée des appels transforme radicalement la relation client. Un standard téléphonique professionnel limite l'attente avant la mise en relation avec un agent. Vos salariés peuvent ne pas toujours être disponibles pour répondre rapidement aux appels et cela peut engendrer la frustration chez vos clients ou prospects. La meilleure réactivité offerte par le télésecrétariat pourra améliorer votre satisfaction client.
Externaliser son accueil téléphonique permet de réduire fortement les dépenses liées à un secrétariat traditionnel. Vous réalisez des économies sur plusieurs postes :
Les frais d’infrastructure disparaissent également : plus besoin d’investir dans un standard téléphonique coûteux ou d’agrandir vos bureaux. La maintenance technique et les mises à jour logicielles sont assurées par le prestataire.
Résultat : un service professionnel, à coût maîtrisé.
Les interruptions liées aux appels entrants peuvent fortement impacter la concentration et l’efficacité des salariés. Le télésecrétariat permet de recentrer les équipes sur leur cœur de métier, sans compromettre la qualité de l’accueil client.
Vous bénéficiez ainsi :
Entreprise spécialisée dans la gestion d’appels entrants depuis plus de 30 ans, ALLO PHONE Communication accompagne des professionnels de secteurs variés, en leur proposant un service de télésecrétariat sur-mesure.
Nous prenons en charge tout ou partie de votre accueil téléphonique, selon vos besoins : prise d’appels, transmission d’informations, transfert d’appel à vos collaborateurs, envoi de comptes rendus, gestion des urgences… Nos équipes s’adaptent à vos consignes pour offrir à vos clients un accueil humain, réactif et professionnel.
Chez ALLO PHONE Communication, nous plaçons l’expérience client au cœur de notre démarche. En faisant appel à notre équipe, vous améliorez la disponibilité de votre entreprise, renforcez votre relation client et gagnez en efficacité, tout en réduisant vos charges internes.
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Questions fréquentes
Le prix d'un service de télésecrétariat varie selon le volume d'appels et les prestations choisies. La facturation s'effectue généralement à l'appel ou via des forfaits mensuels dès 75 Euros HT/mois. Externaliser le secrétariat téléphonique permet une réduction des coûts importante par rapport à un secrétariat classique, sans frais d'installation ni engagement.
La mise en place d'un télésecrétariat débute par un transfert des appels vers une équipe de professionnels dédiés. Les télésecrétaires répondent au téléphone au nom de l’entreprise, donnant l’impression de faire partie intégrante de votre structure. Les agents reçoivent des consignes personnalisées pour chaque client et sont formés aux spécificités du métier et de l'entreprise.
Les activités professionnelles qui demandent une présence en extérieur ou sont en rendez-vous une majeure partie de la journée peuvent trouver un avantage à solliciter un télésecrétariat externalisé. Ainsi, les avocats, paysagistes, artisans ou bien agents immobiliers amélioreront leur gestion des appels ainsi que leur professionnalisme en sollicitant une entreprise de télésecrétariat.
De même, les professions qui ont des équipes avec une charge de travail importante préfèreront faire appel à un télésecrétariat pour ne pas mobiliser les équipes à cette seule fin. Par exemple les cabinets comptables.